グーグルフォームの代わりにキントーンに情報が格納できる最もコスパ良いじぶんフォームの使い方はご存知でしょうか？
じぶんフォーム×キントーンの組み合わせを行う事で実現できる、DXノウハウを、20件以上のCIO経験を踏まえてご紹介します。
グーグルフォームの代わりに実現できる事
グーグルフォーム×スプレッドシートの代わりに、じぶんフォーム×キントーンにすることで、以下のように業務効率化を実現することができます。
ただし、Googleフォームは無料ですが、じぶんフォームはNPOは毎月3,000円、営利企業は毎月5,000円が必要になります。
とはいえ、費用以上にメリットが大きいので、ぜひじぶんフォームをご検討ください。
グーグルフォームの代わりにキントーンと連携する具体的方法
以下の動画でご紹介していますので、これをみるだけでじぶんフォームが分からなくても誰でも設定ができるようになります。
キントーンの運用をスムーズにするために必要な初期値設定をしよう
例えばセミナーの参加者の情報がキントーンに溜まったりメールが送れるようにする目的で、セミナー管理アプリを作成するとします。
セミナー管理アプリには、第1回セミナー参加者、第2回セミナー参加者とそれぞれのセミナーの参加者を分けて表示できるようになることで、セミナー参加者ごとに一斉メールを送信したり（メールワイズ等で）セミナー参加者ごとに分析ができるようになるので便利です。
上記を実現するために、例えば、セミナー番号というフィールドを作り、第110回セミナーの申込者が入力したら、初期値で「110」と自動的に値が入力された状態で、セミナー番号フィールドにデータが溜まるようになる機能の実装が必要なりますが、実装するには2つの方法がありますので、
今からその方法を詳しくみていきましょう。
方法1：じぶんフォームを介する
以下４つの手順を確実に設定することで、セミナー管理アプリにあるセミナー番号フィールドの初期値に特定のセミナー番号の値を入力してのレコード生成ができるので、じぶんフォームを導入するメリットを向上させ、業務改善が叶います。
①キントーンアプリで初期値が入力されるフォームを設置する
キントーンにセミナー開催番号フィールドを追加します。
ポイントは、フィールドコードを英語にすることです。
フィールドコードを日本語にしてしまうと、セミナー受付をするために発行したフォームURLがエンコードといって、非常に長いURLになってしまうのです。
エンコードを避けるためには、フィールドコードをできればローマ字で設定しましょう。
②じぶんフォームとキントーンを同期させる
キントーン設定を最新になる状態にしてから作業するために、じぶんフォームとキントーンを同期させます。
じぶんフォームログイン＞反映したいフォームをクリック＞kintoneのアプリ設定を同期ボタンをクリック
の作業でOKです。
③じぶんフォームでフォームに項目追加するがユーザーには非表示設定を行う
セミナーの開催数はユーザーには表示する必要はありませんが、裏側でフォームを入力する際に、じぶんフォームの項目としては、項目が用意される必要があります。
この設定を忘れることが非常に多いので、必ずこの設定を忘れないようにしてください。
じぶんフォームのフォームを選択＞フォーム画面の設定＞
①左側にあるセミナー番号にチェックをつけることで右側に移す
②申込者には表示されないように、セミナー番号を非表示にして、保存するをクリックする。
じぶんフォームの管理画面は、右側に項目が表示されているものだけ、実際のフォームに反映されるという仕様になっていますので、まずは、①で右側に移す設定をします。
その後、フォームには反映されているがユーザーには表示する必要がない（ユーザーはセミナー番号を入力する必要がないのでセミナー番号フィールドは表示されなくていい）ので、非表示にします。
④生成したフォームURLの末尾に初期値が反映されるように設定する
最後に、じぶんフォームで生成したURLの末尾に初期値が反映するための値を入力する作業が必要になります。
たとえば、
セミナー番号のフィールドのフィールドコードがnumberで、初期値で110と入力されるようにしたい場合は、
生成されたURLの末尾に、?number=110
とすればOKです。
詳細は以下に記載があります。
https://www.jibun-apps.jp/jibun-form/faq/url_parameter/
設定は以上になりますが、最後に、設定したことが正しく実装できているか、実際のフォームを入力してみてチェックをしてください。
方法2：じぶんフォームを介さない
以上がじぶんフォームを介する方法のご紹介でしたが、実は、もっと簡単な設定方法があります。
それは、セミナーを受付する度に、毎回キントーンのアプリにあるセミナー番号フィールドの初期値を110にして受付を開始することです。
この設定をkintone側ですれば、じぶんフォーム側の設定をする必要はありませんので、こちらの方がシンプルです。（セミナー開催ごとに初期値を変更することをお忘れなく）
ただ、じぶんフォームを介する設定は、たとえば、2フィールド同時に値を入れる等、様々な応用ができますので、どちらの方法も覚えていただいて、使い分けをしてもらえたらと思います。
フォーム運用改善はDXの最初の一歩です
データベースに値が入力される入口となる、フォームを改善することは、業務効率化やDXを推進するために非常に重要な部分になります。
今回の例を参考にした上で、様々なカタチでDXを推進いただければ幸いです。
もし、今回の設定等を丸投げしたい等のニーズがあれば、ぜひ、奏ワークスがkintoneの初期構築のお手伝いをさせていただきますので、お問い合わせください。
ありがとうございました！
