キントーンとエクセルの違いは？各ツールの特徴を抑えて併用しよう

ホワイトカラーのビジネスマンなら誰もが使ったことがあるエクセルと、最近よくDX等で耳にするキントーン。

この2つがどんな違いがあってどのように違うか？わかりませんよね？

様々な法人でDXコンサルを行ってきた実績を元に、2ツールの違いについて、詳細をご紹介いたします。

キントーンとエクセルの最も大きな違い|概念が違う

機能面において、それぞれ類似点と違いは色々とありますが、まず最初に覚えてもらいたいのは、概念が違います。

• エクセルは表計算ソフト
• キントーンはチーム運営を実現するクラウドサービス

という形で、どんなツールなのか？を一言で表した時、このように表現することができますが、この表現は、端的に2ツールの違いを表しています。

エクセルは表計算ソフトになるので、データを計算したり集計することが主目的に活用できるツールであり、キントーンは、チームで生産性高く業務を運営していく体制を構築することを主目的に活用ができるツールとなります。

この概念の違いは、それぞれの機能を比較した時に随所に見られる部分がありますので、この違いをまずは念頭においてもらえたらと思います。

エクセルと比べてのキントーンの優位性|チームで運営する体制づくりに向いている

ほとんどの事務経験者にとって、エクセルの方が馴染みが深いと思うので、エクセルの主機能を取り上げつつ、どうエクセルと違うのか？という所を紹介していきます。

情報を個人ではなく法人に残せる

エクセルは個人のパソコン等に保存されることが最も多いツールであり、キントーンはクラウド上に保存されるツールになります。

どこに情報を残す事が主であるのか？によって、

• 担当が変わる時の引き継ぎのしやすさ
• 急な欠勤時等に代わりに別担当が仕事を行う際のやりやすさ
• 仕事をする場所の選びやすさ

などが変わってきます。

普段行う業務においての負荷はあまり変わらずとも、チームでの運営体制や働きやすい環境整備を行う上で、キントーンの方が優位性があります。

閲覧権限を容易に設定ができる

キントーンは閲覧権限を立場によって容易に設定ができるので、誰がどんな情報を扱うかを設定することができるようになります。

キントーンは、エクセルでいう所の、ファイル単位、シート単位、1レコード単位等といった範囲で、誰がどこまで閲覧できるかの設定を柔軟に設定ができます。

1つのアクションで2機能を持たせることができるので生産性が向上する

エクセルで1つのアクションを行った時に、キントーンだと、2アクション目の機能を自動的に動作してくれる仕組みが実装できる（ただし事前設定が必要）になるので、生産性が高い仕組みが構築できます。

例えば、塾事業を行っている法人の見込者リストがあり、入塾の検討度合いのステータスを1項目で管理していたとします。

Aさんが見込者から入塾者にステータス変更があった場合、エクセルのプルダウンでステータスを変更するアクションを行うとします、キントーンだと同様動作を行っただけで、同時に、社内の他メンバーにもステータスが変更された事を通知する機能を実装することができるので、エクセルよりも生産性が高い業務を構築できます。

以上のような特徴があるので、キントーンの方が、エクセルよりもチームでの運営体制の構築や生産性が高い仕組みを実装できるでしょう。

キントーンと比べてのエクセルの優位性

一概にキントーンが全て優れているかというとそうではありません。

表計算ソフトが主機能であるエクセルの方が、優位な部分もありますので、以下でご紹介していきます。

関数が組みやすい

エクセルの方が、様々な関数を活用することができ、キントーンが標準機能で活用できる関数は限られています。

キントーンで活用できる主な関数は以下になります。

• SUM関数
• IF関数
• ROUND関数
• CONTAINS関数

等です。上記に記載の関数でもエクセルで同じ関数を使った時のすべての機能が使えるわけではなく、キントーンでは使えないが、エクセルでは使える関数も数多く存在しています。

四則計算（足し算、掛け算、引き算、割り算）や最低限の関数を活用する業務以外が求められる場合は、エクセルを活用することがおすすめです。

データ登録を行う場合の操作性

データを登録する、更新する、削除するといった、基本的な操作を行う場合の操作性は、エクセルの方が優位性があります。

例えば、キントーン上ではコピペができない等、気軽にデータを登録したり加工することには向いていません。

まとめ

キントーンはチームで運営するクラウドサービスであり、エクセルは表計算ソフトである。

概念の違いによって、キントーンの方がチームで運営する業務に向いていることが多く、エクセルの方が計算を行ったり、データを登録、削除、加工する業務に向いているといった違いがあります。

どちらか一方ではなく、併用することで、適切な業務体制を構築することが大切ですので、ぜひ皆さんも各ツールの特徴を抑えて、各法人の実情に適したツールを活用いただければ幸いです。

ありがとうございました！