法人運営をしていると、エクセルが担当者のパソコンにあり業務が滞ったり、他スタッフとの業務分担ができなかったりしたことはありませんか？
このブログでは、外部のコンサルに大きな費用を払わなくても、自団体だけでググってできる、属人化を防ぐためのkintone活用術についてご紹介します。
業務属人化を放置することによるリスク|退職時や引き継ぎの負荷が多大に
業務が属人化してしまうと、短期的にも中長期的にも様々なリスクが考えられます。
すぐリスクに直面するわけではないけど、突然、スタッフが辞めたり欠勤をする時に、とても困ってしまうのが業務の属人化の怖い所です。
以下、リスクについてみていきましょう。
退職時に業務が止まってしまう
業務を行っていた事務局長や主要スタッフが辞めてしまうと、一気に業務が回らなくなるリスクに陥ることがあります。
退職のタイミングは、経営側でコントロールできないため、退職決定時の引き継ぎ負担は常に内在している事を視野に入れる必要性に気づいてください。
新スタッフ入職時の引き継ぎ負担がかかる
スタッフの入れ替わりが発生しやすい法人の場合、入れ替わる頻度が増えるたびに、引き継ぎを行うシーンに直面しますが、業務が属人化している程、引き継ぎにかかる負担が大きくなるものです。
給料という分かりやすい物差しで、法人に関わり続けるメリットを提示しにくいNPOだからこそ、引き継ぎ時の負担を最小限に抑えれるよう、心がけてください。
全ての情報をkintoneに集約することで、属人化を防ごう
属人化を防ぐためには、1業務を2人で担当するなどの工夫が必要ですが、普段エクセルで回している業務をkintoneにシフトするだけでも、属人化が防げることがあります。
エクセルよりもkintoneの方が、なぜ属人化が防げるのか？について、以下根拠をご紹介します。
kintoneはクラウドサービスなので仕組みをクラウド上に溜めておける
kintoneはクラウドサービスなので、情報の受け皿を1個人のパソコンではなく、クラウド上に保存する仕組みが運用できます。
- ・エクセルのファイルで運用する
- ・kintoneでアプリ（＝エクセルの1ファイルとほぼ同じ）をつくって運用する
2つの作業負担に対した差はありませんが、年数が経過する程、属人化が進み、経営化リスクは大きくなってしまいます。
エクセルファイル100個が個人のパソコンに入っている状態と、同じ情報がクラウド上に保存されている状態を比較すると、後者の方が明らかに属人化が防がれ、引き継ぎなどがし易いといえるでしょう。
kintoneならアクセス権が簡単に柔軟に設定できるので、情報の一元化がやりやすい
クラウドに一箇所に情報がまとまっていたら、立場の違いによって、見てほしくない情報も見れてしまうので、困ると心配される方もいらっしゃるかもしれません。
例えば、ボランティアは受益者の情報は見てほしくないが、寄付者の情報だけは見れるようにしたい、というケースが考えられますが、kintoneなら、全ての情報を一箇所に集約しつつ、立場の違いによって見れる情報を出し分けるということが可能です。
kintoneは、エクセルでいう1ファイル単位、1行単位、1セル単位で、アクセス権を柔軟に設定することができるため、立場の違うメンバーでチームを組んで業務を進めやすいという特徴があります。
チームで業務が進め易い、だからこそ、属人化を防ぎやすい特徴が、kintoneにはあります。
kintoneで情報を入れる受け皿（アプリ）を作り、アクセス権を設定する具体的な方法
kintoneは操作が簡単なので初心者でも、たった2ステップで、クラウド上に情報を溜めつつ、チームで運営できる体制が実現できます。
ステップ1：アプリをつくる
kintoneはアプリと呼ばれるものをいくつも作成して業務システムが構築できるサービスですが、アプリとはエクセルでいう1つのファイルを作成するのと同じようなものと、お考えください。
アプリの作成方法はとっても簡単で、グーグルでkintone アプリ作成方法などで検索するとすぐに作成方法が出てきます。
ステップ2：アプリごとにアクセス権を設定する
kintoneでアプリを作った後、各アプリにアクセス権の設定をする必要がありますが、アクセス権の具体的な設定方法については、以下のガイドブックを見てもらえたら、すぐに実装ができます。
エクセルでもkintoneでもできる業務はkintoneに集約して属人化を防ごう
すべてのエクセル業務をkintoneにシフトすることはできませんが、なるべく多くの情報をkintoneに溜めて、運用することを習慣化するだけで、属人化を防ぐ体制は実現できます。
市民に開かれて、法人が継続することが重視されるNPO法人こそ、kintoneで属人化を防いだ体制を実現することを心がけてみてください。
様々な観点で法人運営の土台を構築することができますので、NPO関係者を中心に、ぜひkintoneにチャレンジしてみてもらえたら嬉しいです。
個別のカスタマイズやkintone構築の最適化についてご相談したい方は、ぜひ、奏ワークスにお問合せをお願いします。
それでは今日もよい一日を。
ありがとうございました！
