寄付金管理システムを構築するのに、どんな要件をどのように構築すれば良いか分からないNPO経営者、事務局長は多いはず。
私も1NPO職員で勤務していた時は、何が最適なのか？が分からないまま、業務に追われていたのですが、独立後、20団体以上でNPOのコンサルを経験する中で、寄付金管理システムに必要な要件の全体像が見えてきました。
この記事で、寄付金管理システムに必要な要件を定義し、どんな基準でシステムを選ぶべきかをお伝えしますので、NPO経営者や事務局長の皆様が、システムを構築する上で参考になれば幸いです。
寄付金管理システムとは？寄付者向けCRMとほぼ同義
寄付金管理システムとは？寄付集めを行う上で必要な機能がパッケージで導入されているシステムのことを指します。
代表的な寄付金管理システムと、各システムがカバーしている機能の概要については、以下の図をご参考ください。
寄付金管理システムの特徴について、2つの観点からもう少し詳細についてご案内します。
扱うデータの種類は2種類である必要がある
寄付金管理システムは
- 寄付者に関する情報
- 寄付決済に関する情報
の2種類のデータを扱うことが望ましいです。
2データを扱うことで、1人の寄付者が複数回寄付をする場合の情報が整理される仕組みが成り立ちます。
管理するために様々な機能が求められる
上記のスライドに記載している寄付者管理に必要な機能の補足になりますが、実は、寄付金管理システムは、寄付金を管理する機能に加えて、セットで以下のような機能が必要になります。
- ①決済を受ける
- ②寄付者にお礼を伝える
- ③領収書を発行する
- ④寄付者をデータベースに登録する
- ⑤定期的な活動報告を行う
以下で、もう少し解説を深堀りしていければと思います。
寄付金管理システムだけでなく拡張性のあるシステム構築を視野にいれよう
寄付金管理システムを構築する上では、
- 寄付者以外も管理できる拡張性を視野にいれる
- 寄付に関する全ての業務を一気通貫で対応できる体制を構築することを視野に入れる
この2つを意識することで、NPOが最適なシステムを選定し、実装することが叶います。以下、詳細について解説します。
寄付者だけでなく全ステークホルダーの管理を踏まえて最適なシステムを選ぼう
NPOのステークホルダーは寄付者だけではなく、ボランティア、受益者（＝自主事業の利用者）、セミナー参加などで活動に興味を持っている人（＝支援の見込者）等、様々なステークホルダーが存在します。
様々なステークホルダーが、どれか1つの属性で関わるだけでなく、複数属性で関わる可能性があるという所がポイントで、そこ加味するとできれば、全ステークホルダーを同じシステムで一元管理することが望ましいです。
- 支援者と受益者が、重なる可能性があるなら、全ステークホルダーを一元管理できる観点でシステムを構築・運用する
- 支援者（寄付者やボランティア）と受益者が、全く異なる属性なら、属性ごとにそれぞれのシステムで構築・運用する
例えば、受益者としてサービスを受けていた人が、支援者になって、NPOを支える立場としても参画する可能性が高い場合は、全ステークホルダーを一元管理できるシステムが必要になるので、寄付金管理システムだけでなく、一元管理できる機能をどのシステムでどう構築するのか？を考える必要があります。
一方で、上記に当てはまらない場合は、寄付者の管理は寄付金管理システムで構築・運用し、他属性に対しては、別システムで構築、運用するという体制も考えられます。
2つの考え方がどう違うのか？分かりにくいかもしれませんが、システムの全体最適化を図る上では、非常に重要になりますので、ご参考ください。
寄付に関する全ての業務を一気通貫で対応できる体制を構築することを視野に入れる
NPOが寄付金管理に関するシステムを構築する場合、一気通貫というキーワードが抜けることで、後からシステムの再検討をする可能性があるので、注意が必要です。
例えば、
- クラファン支援者から継続寄付者に移行できるシステムを入れたが、領収書発行機能が備わっていなかった
- 領収書発行機能は備わっていたが、合算領収書に対応していなかった
というようなケースがあります。
業務の入口の所で、寄付をスムーズに受付できるのでよいシステムだ！と思っていても、実は管理の部分の事務負担が大きくなってしまったりして、寄付者が増えるに伴い、システムを見直さないと行けないが切り替えコストや負担が大変になる。そんなNPOさんは数多くみてきたので、なるべく寄付に関する入口業務だけでなく、一気通貫で必要要件を理解し、最適なシステム構築を心がけて下さい。
寄付金管理から領収書発行までを一気通貫で網羅したいと思う方は、ぜひ以下の動画をご参考ください。この動画を見れば、領収書発行業務の最適解がご理解いただけるおすすめ動画です。
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寄付金管理システムの最適化は、NPOにとっては法人基盤を支える非常に重要な業務であるにも関わらず、
- NPO経営全体に理解がある
- 様々なツールの特徴を実務レベルで把握できている
この2つがないと最適化が図れないので、事務負担が大変だったり、支援者との適切な交流が実現できずに苦労しているNPOは本当に多い状況です。
そういったNPOを少しでも減らしたいという思いで、奏ワークスが寄付金管理システムの最適化のお手伝いを行っています。
ご興味ある方は、1時間無料で対応しますので、ぜひお問い合わせをお願いします。
